Office-Management (m/w/d)

Für unser Office-Management suchen wir eine „Elternzeit-Vertretung“ für ca. 1-2 Jahre. Unsere Agentur ist ein bunter Haufen von Menschen, der gut versorgt und gepflegt werden will. Neben dieser Aufgabe, sich um die das Wohl der Menschen zu kümmern, gehört auch eine organisatorische DNA zum Profil, denn zu tun gibt es immer irgendetwas. Da wir ein recht kleines Büro sind, bleibt aber auch Zeit für die vorbereitende Buchhaltung via Datev-Transfer. Und das Handling kleinerer Jobs für unsere Kunden in Zusammenarbeit mit den Kollegen ist eine Aufgabe, die sich je nach Lust und Laune ergeben kann. Wir sind sehr flexibel unterwegs und können uns viele Modelle vorstellen 1/2-, 3/4-Zeiten oder eine 40 Stunden-Woche ist möglich. Hier mal ein paar Aufgaben, die anstehen:

Office-Management

• Vorbereitende Buchhaltung
• Rechnungserstellung und -bearbeitung
• Bearbeiten von Eingangs- und Ausgangspost
• Personalangelegenheiten in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Verbrauchsmaterial- und Getränkebestellungen, selbständige Kontrolle, ob benötigte Materialien und Getränke ausreichend vorhanden sind
• Terminvereinbarungen und Betreuung von Dienstleistern (Reinigungskräfte, Hausverwaltung etc.)
• Vorbereitung des Meetingbereichs bei Kunden- und Lieferantenterminen inhouse (WelcomeScreen, Eindecken des Tischs)
• Vierteljährliche Überprüfung Verbandkasten
• Handtücher waschen, zusammenlegen

Projekt-Management

• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden
• Jobs in Agentursoftware erstellen, Datenpflege, Setzen von internen Deadlines
• Briefen der Grafik-Kollegen nach Kundenwunsch
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Lieferanten
• Werbemittelrecherche
• Einholung von Produktionsangeboten und Erstellen von Angebotsübersichten
• Produktionsaufträge erstellen, Termine überwachen

Mediaplanung

• Einholen von Anzeigenangeboten
• (Print-)Anzeigenplanung und -schaltung
• Erstellen von Mediakostenübersichten
• Funkplanung und -schaltung bei verschiedenen Radio- und Onlinesendern

Textliche Arbeiten

• Rechtschreib- und Grammatikkorrekturen
• Abgleichen von gestalteten Preislisten, Gewinntabellen etc. mit der Vorlage des Kunden

Wir lieben unseren Job, der jeden Tag neue Dinge bringt und suchen einen netten Menschen, der diese Aufgabe mit uns teilen möchte.

Du willst mehr wissen,
dann schick eine Mail mit allen relevanten Infos.

Mark Hellwig – job@ipr-werbeagentur.de